Claridad en el organigrama de tu PYME.
En cualquier proceso de transformación digital, una vez ya hemos definido el plan estratégico, comenzaremos a implementarlo según el calendario marcado. Y no es a partir de la tecnología que lanzamos el plan, sino en lo más importante: el equipo de personas.
Antes de digitalizar, automatizar o innovar, es imprescindible que una PYME tenga claridad absoluta sobre los roles y funciones de cada persona dentro de la organización y en relación al plan estratégico.
Muchas empresas observan como la mayor parte de los bloqueos en el lanzamiento del plan estratégico digital, se encuentran en los equipos y procesos organizativos. Es imprescindible garantizar el acompañamiento y formación de los equipos, según las necesidades del proyecto y según los roles y funciones de cada persona, dentro de la empresa y en relación al plan establecido.
Claridad de roles: orden, eficiencia y foco estratégico.
Definir correctamente los roles de cada componente del equipo, permite que persona sepa las expectativas que se le asocian, dónde aporta valor y cómo encaja su trabajo en el conjunto del negocio.
Cuando estos puntos no están claros, pueden aparecer fricciones por desorganización, pérdida de foco y la sensación de estar siempre “apagando fuegos”. Para mantener la motivación elevada en los equipos y la compenetración es muy importante que se entienda todo el plan y se tenga claro hacia dónde nos dirigimos.
Además, una estructura de roles y funciones, por persona y por departamento, bien definida mejora la eficiencia operativa de toda la empresa y facilita la toma de decisiones de cada responsable de área así como de cada miembro del equipo en el día a día del desarrollo del plan.
El riesgo de duplicar tareas y solaparse en funciones.
Uno de los errores más habituales en las PYMES es la repetición de tareas o la superposición de funciones entre distintos niveles de la empresa. Cuando no existe una comprensión clara del plan y no se establecen flujos de comunicación, actualización y necesidades, en cada etapa del desarrollo del plan, es muy probable que varias personas hagan las mismas tareas por duplicado, las sobrescriban o eliminen incluso información relevante. La coordinación de las personas y de los equipos es vital para el desarrollo exitoso de las actividades diarias.
Las ineficiencias de los procesos y de los flujos de trabajo, pueden generar fricciones internas que deriven en el desgaste continuado del equipo y la pérdida de responsabilidad de individual. Reponer el ánimo y la actitud del equipo puede llegar a ser complejo cuándo la sensación de inseguridad y descontrol se prolonga en el tiempo. Es por ello, que resulta tan importante evaluar y revisar los flujos periódicamente para hacer un seguimiento de los procesos y dar confianza a los equipos de que está todo controlado.
En entornos digitales, donde los procesos deben ser ágiles y deben poder escalarse continuamente, estos solapamientos o duplicidades de tareas, además de las fricciones mencionadas, pueden crear un freno directo al crecimiento del negocio.
Roles definidos como base de la transformación digital.
La transformación digital exige procesos claros, responsabilidades bien asignadas y una comunicación fluida entre equipos. Cualquier acción digital puede perder eficacia si no existe una clara definición de roles y funciones personales y de equipos. Pensemos en algunos ejemplos como la creación de automatizaciones, uso de bases de datos o CRM, o en el uso de herramientas colaborativas como una hoja de excel.
La revisión de roles y funciones forma parte del análisis inicial en nuestros procesos de transformación digital, junto con la evaluación de procesos y el nivel de madurez digital de la empresa.
KATDIGITAL: personas, procesos y tecnología.
Enfocar los negocios desde una visión progresiva y humana de la transformación digital, es una decisión particular de cada negocio.
Es importante que las PYMES puedan ordenar su estructura interna, optimizar roles y alinear a las personas con los procesos y la tecnología, para que el cambio sea sostenible y genere impacto real en el negocio. De esta manera, los negocio pueden escalar, innovar y trabajar de forma más eficiente sin perder su identidad ni la cultura de empresa.
¿Quieres saber si los roles de tu empresa están bien definidos?
Si quieres, podremos revisar el estado actual de tu empresa, priorizar 2-3 acciones clave para mejorar tu situación de partida y ver si es interesante seguir indagando en tus posibilidades.
Puedes enviarme un mensaje a través de info@katdigital.es o reservar una sesión gratuita sin compromiso de 30 minutos a través del botón.